Opracowanie kompletnej dokumentacji opisującej zasady regulujące funkcjonowanie systemu franczyzowego. Głównymi celami stworzenia pakietu franczyzowego jest optymalizacja procesów zarządzania systemem franczyzowym oraz zabezpieczenie know-how jego organizatora (franczyzodawcy). Do najważniejszych składników pakietu franczyzowego należą następujące dokumenty:

Umowa franczyzy

Umowa franczyzy jest zwieńczeniem całego procesu opracowania dokumentacji systemu, klamrą spinającą wszystkie elementy wchodzące w skład pakietu franczyzowego oferowanego przez franczyzodawcę. Musi ona opisywać model biznesowy działalności franczyzodawcy i jego know-how, więc siłą rzeczy powinna powstawać jako jeden z ostatnich elementów pakietu franczyzowego.

Niewłaściwe jest przeświadczenie, że wystarczające jest przerobienie przez franczyzodawcę lub jego doradcę prawnego jakiegoś ogólnodostępnego wzoru umowy franczyzowej. Takie wzory mają to do siebie, że jedynie w ogólnym zarysie sygnalizują niektóre z zagadnień wymagających uregulowania. Nie może jednak być inaczej, ponieważ to co we franchisingu wyjątkowe i niepowtarzalne, czyli fakt, że systemy franchisingowe funkcjonują praktycznie we wszystkich branżach gospodarki powoduje, że nie sposób jest opracować jednego, uniwersalnego wzoru umowy franczyzy.

Podręcznik operacyjny

O ile umowa (franczyzowa, agencyjna lub dystrybucyjna) jest klamrą spinającą w całość wszystkie elementy wchodzące w skład systemu sieciowego, to podręcznik operacyjny jest jego kręgosłupem. Jest w nim bowiem spisane całe know-how organizatora sieci udostępniane przez niego partnerom. Dlatego rola kompetentnie opracowanego podręcznika operacyjnego w budowie systemu sieciowego jest trudna do przecenienia.

Podręcznik operacyjny ma do spełnienia dwa podstawowe zadania. Przede wszystkim zawiera on opis zasad i procedur, zgodnie z którymi partnerzy systemu powinni prowadzić działalność w jego ramach. Dlatego też jest to zazwyczaj obszerny dokument szczegółowo opisujący wszystkie aspekty działalności prowadzonej przez organizatora systemu. Z drugiej strony dzięki swej szczegółowości, a niekiedy nawet drobiazgowości, podręcznik operacyjny ma za zadanie umożliwić organizatorowi systemu należytą ochronę jego koncepcji działalności, know-how i tajemnic handlowych.

Dzięki doświadczeniu wyniesionemu z opracowywania wielu podręczników operacyjnych dla operatorów systemów sieciowych funkcjonujących w różnych branżach możemy skutecznie i szybko wskazać wszystkie istotne elementy, które powinny się znaleźć w kompletnym podręczniku operacyjnym. Nie zmienia to faktu, że wypełnianie podręcznika treścią jest pracochłonnym procesem wymagającym aktywnego uczestnictwa ze strony organizatora systemu. Nikt i nic bowiem nie jest w stanie zastąpić go w dokładnym określeniu na czym polega jego unikalne i sprawdzone w praktyce know-how.

Model finansowy

Podstawą do opracowania modelu finansowego sieci są doświadczenia i dane zebrane w wyniku działania placówek pilotażowych prowadzonych przez organizatora sieci.

Po zebraniu i analizie tych danych oraz opracowaniu modelu finansowego sieci otrzymuje się odpowiedzi na podstawowe pytania, dotyczące podejmowania decyzji inwestycyjnych, w tym między innymi:

  • jaki powinien być dla firmy organizatora sieci okres zwrotu nakładów inwestycyjnych jakie trzeba będzie ponieść na utworzenie sieci
  • jaki powinien być dla firmy właściciela placówki sieciowej okres zwrotu nakładów inwestycyjnych jakie trzeba będzie ponieść na utworzenie placówki franczyzowej, agencyjnej czy dystrybucyjnej
  • jaką kwotą pieniędzy musi dysponować organizator sieci a jaką właściciel placówki sieciowej aby móc zrealizować planowane przez siebie inwestycje
  • skąd mogą pochodzić środki finansowe, potrzebne organizatorowi sieci i właścicielowi placówki sieciowej, kiedy należy je zgromadzić aby sfinansować kolejne etapy budowy czy rozwoju firmy.